Trong môi trường làm việc đòi hỏi sự đa nhiệm như hiện nay, nhân viên không chỉ cần vững chuyên môn mà còn phải đảm đương nhiều tác vụ phụ trợ như thiết kế slide, xử lý Excel, soạn thảo email, hay thậm chí dịch thuật. Áp lực này đôi khi khiến chúng ta quá tải, khó tập trung vào công việc cốt lõi. May mắn thay, sự ra đời của các phần mềm trí tuệ nhân tạo như Microsoft Copilot đã mang đến những giải pháp hữu hiệu.
Copilot có thể tự động hóa nhiều công việc, từ soạn thảo văn bản đến tạo bài thuyết trình chỉ trong vài giây, giúp bạn giải phóng thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Để khai thác tối đa sức mạnh của trợ lý AI này, mời bạn cùng Trainocate Vietnam khám phá chi tiết cách sử dụng qua bài viết “Hướng dẫn sử dụng Copilot AI” ngay sau đây nhé!
1. Copilot là gì? Copilot dùng để làm gì?
Copilot (hoặc Microsoft Copilot) là một chatbot trí tuệ nhân tạo Gen AI (generative artificial intelligence chatbot) được phát triển bởi Microsoft. Copilot là một trợ lý AI thông minh có vai trò hỗ trợ người dùng thực hiện công việc trên máy tính. Điểm đặc biệt là Copilot được tích hợp liền mạch vào hệ sinh thái Microsoft, bao gồm Windows 11, các ứng dụng phổ biến của Microsoft 365 (Word, PowerPoint, Excel, Outlook), trình duyệt Edge và cả Bing Search.
Vậy cách sử dụng Copilot trên máy tính như thế nào? Hãy cùng theo dõi hướng dẫn sử dụng Copilot trên các nền tảng, ứng dụng khác nhau ngay dưới đây nhé!
2. Hướng dẫn sử dụng sử dụng Copilot trên Windows 11
Nếu bạn đã từng sử dụng các chatbot AI trên trình duyệt web như ChatGPT thì chắc hẳn bạn sẽ ngạc nhiên khi sử dụng Copilot trên Windows 11 đấy. Không chỉ dừng lại ở việc hỏi và trả lời như ChatGPT, giờ đây bạn có thể ra lệnh cho Copilot thực hiện các tác vụ trên WIndows 11 của bạn như ‘Tăng giảm độ sáng”, “Mở notepad”, “Đổi hình nền”, “Tăng giảm âm lương” “Chụp màn hình”. Quá là đỉnh phải không nào!
Để mở Copilot trên Windows 11 bạn hãy nhấm tổ hợp phím “Windows + C”. Tuy nhiên hiện tại Copilot chỉ dành cho Windows 11 mà thôi, vậy nên nếu bạn muốn sử dụng tính năng này thì hãy update lên phiên bản Windows 11 mới nhất nhé.
3. Hướng dẫn sử dụng Copilot trên trình duyệt Edge
Khi sử dụng trình duyệt Microsoft Edge, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy biểu tượng Copilot ở góc phải trên cùng của trình duyệt. Cách sử dụng Copilot trên trình duyệt Edge cũng có nhiều điểm đặc biệt hơn. Không chỉ dừng lại ở việc “hỏi và trả lời”, giờ đây bạn có thể sử dụng Copilot bên cạnh kể cả khi lướt các trang web khác mà không cần tạo cửa sổ mới.
Bạn có thể yêu cầu Copilot thực hiện các thao tác trên trình duyệt chẳng hạn như “Sắp xếp các tab của tôi” hoặc yêu cầu tìm kiếm thông tin trên internet hoặc thậm chí là tạo nội dung “Vẽ một cái xe ô tô màu đỏ”
Một tính năng rất thú vị nữa khi sử dụng Copilot trên trình duyệt Edge là khả năng tóm tắt hoặc sử dụng nội dung từ trang một trang web hiện tại đang mở. Tuy nhiên, tính năng này không được bật sẵn, bạn cần phải bật nó
Ở góc trên bên phải của ứng dụng Copilot, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm rồi chọn “Notification and App settings“, sau đó chọn bật “Allow Copilot to use page content“. Vậy là giờ đây bạn có thể sử dụng các tính năng như “tóm tắt thông tin trang”, ‘dịch thuật thông tin trang” mà không cần phải chuyển tab nữa rồi.
Cùng thử tóm tắt trang này nhé!
4. Hướng dẫn sử dụng Copilot trong Microsoft 365 Office
Điểm nôỉ bật nhất của Copilot đó chính là khả năng tích hợp sâu vào các ứng dụng của Microsoft. Nếu bạn là một người dùng Word, Excel, Powerpoint, Outlook trong công việc thì chắc chắn Copilot sẽ là người bạn đồng hành tuyệt vời giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Một lưu ý là bạn phải có lincese Copilot trong Microsoft 365 Office thì mới có thể sử dụng được Copilot AI. Giá mua lincese sẽ từ 30$/tháng/user.
Trong các ứng dụng bạn có thể bật Copilot bằng cách chọn vào nút “Home” và click chọn biểu tượng Copilot ở góc trái màn hình.
Cách sử dụng Copilot trong Word
Chọn vào biểu tượng Copilot, sau đó nó sẽ xuất hiện một hộp thoại, nơi bạn có thể viết các prompt ra lệnh cho Copilot.
Giả sử bạn muốn Copilot viết cho bạn một bài về “Giới thiệu Microsoft Copilot là gì”. Hãy đợi một chút và….. điều kỳ diệu đã xảy ra, dễ phải không. Ngoài ra bạn cũng có thể thực hiện các thao tác khác với Copilot trong Word, tất cả tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.
Cách sử dụng Copilot trong Excel
Cách sử dụng Copilot trong Excel cũng khá giống với cách sử dụng Copilot trong Word. Bạn hoàn toàn có thể viết các prompt ra lệnh cho Copilot như “Tính tổng”, “Lọc dữ liệu”,… tùy thuộc vào nhu cầu công việc của bạn.
Khi sử dụng Copilot trong Excel, nó sẽ cung cấp cho bạn một số hướng dẫn hữu ích về cách nó có thể hỗ trợ, bao gồm một bảng mẫu để bạn bắt đầu. Sau khi tạo bảng mẫu đó (hoặc sử dụng dữ liệu của riêng bạn) bạn có thể thử nhiều tùy chọn khác nhau để xem nó hoạt động như thế nào. Sử dụng Copilot trong Excel sẽ giúp bạn làm việc tối ưu hơn, hiệu quả và nhanh chóng hơn trong công việc.
Cách sử dụng Copilot trong PowerPoint
Một số ý tưởng về cách sử dụng Copilot trong PowerPoint
-
Tạo một bài thuyết trình mới từ đầu
-
Tạo một bài thuyết trình dựa trên một tệp có sẵn
-
Thêm một slide mới vào bài thuyết trình
-
Thiết kế lại các slide để sử dụng một chủ đề hoặc phong cách mới
Ví dụ bạn có thể dùng Copilot để tạo báo cáo doanh số Quý 1 cho công ty mình (lưu ý là bạn phải cung cấp dữ liệu cho nó qua file Word hoặc Excel nhé!)
“Tạo một bài thuyết trình về doanh số Quý 1 của công ty A. Thiết kế hiện đại với chủ đề màu xanh. Bao gồm một slide tiêu đề, slide chương trình, năm slide dữ liệu doanh số, một slide tóm tắt và một slide ‘cảm ơn’ với thông tin liên hệ.”
Cách sử dụng Copilot trong Outlook
Tương tự như cách sử dụng Copilot trong Word, Excel, PowerPoint. Bạn sử dụng Copilot trong Outlook để soạn thảo email, chẳng hạn như email mà bạn định gửi cho sếp để xin duyệt ngân sách, thư mời, thông báo. Bạn cũng có thể nhờ Copilot hỗ trợ về các yếu tố như độ rõ ràng, phong cách, ngữ pháp và giọng điệu. Chỉ cần bắt đầu viết email, sau đó nhờ AI đưa ra phản hồi để cải thiện là bạn sẽ có một email hoàn thiện.
5. Cách sử dụng Copilot trên điện thoại
Bên cạnh những tính năng tuyệt vời của Copilot trên máy tính, bạn cũng có thể sử dụng Copilot ngay trên điện thoại của mình. Chỉ cần vào cửa hàng ứng dụng trên thiết bị (App Store đối với iPhone hoặc CH Play đối với Android), tìm kiếm Microsoft Copilot, và cài đặt ứng dụng.
Với Copilot trên điện thoại bạn có thể dùng các tính năng như tra cứu bằng hình ảnh, trò chuyện bằng giọng nói. Khi bạn hỏi bằng giọng nói, Copilot cũng sẽ trả lời bằng âm thanh, điều này cực kỳ hữu ích khi bạn đang di chuyển hoặc bận làm điều gì đó.
6. Một số lưu ý và cách sử dụng Copilot hiệu quả
Để có thể sử dụng Copilot hiệu quả, bạn cần lưu ý những vấn đề sau đây:
- Rõ ràng và cụ thể trong câu hỏi: Hãy yêu cầu Copilot một cách rõ ràng, cụ thể những gì bạn muốn nó thực hiện, tránh viết quá chung chung và mơ hồ.
- Cung cấp dữ liệu và bối cảnh cụ thể: Các chatbot AI như Copilot hay ChatGPT suy nghĩ và phản hồi dựa trên những thông tin mà bạn cung cấp kết hợp với thông tin nó được “học” trước đó. Vậy nên hãy đảm bảo bạn cung cấp cho nó những thông tin cần thiết và vai trò cụ thể để nó có thể hỗ trợ bạn tốt nhất.
- Yêu cầu định dạng rõ ràng: Bạn muốn viết văn, làm slide, tạo ảnh hay kẻ bảng,… hãy cung cấp đầy đủ định dạng mà bạn mong muốn Copilot sản xuất.
- Kiểm tra lại thông tin: Copilot hay bất kỳ công cụ AI nào cũng chỉ là trợ lý hỗ trợ, các thông tin nó cung cấp có thể sai. Bạn cần kiểm tra lại thông tin trước khi gửi đi hoặc sử dụng.
Kết luận
Copilot không chỉ là một công cụ hỗ trợ đơn thuần, mà còn là một “trợ lý AI” thông minh, giúp bạn làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn và sáng tạo hơn mỗi ngày. Từ soạn thảo văn bản, xử lý dữ liệu, thiết kế bài thuyết trình cho đến quản lý email hay cuộc họp — tất cả đều trở nên dễ dàng hơn với sự hỗ trợ của Copilot. Việc nắm vững cách sử dụng Copilot sẽ giúp bạn tận dụng tối đa sức mạnh của công nghệ AI trong công việc hằng ngày, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
Nâng cao hiệu suất làm việc cho đội ngũ nhân sự với sức mạnh của Microsoft Copilot. Khóa học MS-4005 tại Trainocate Vietnam được thiết kế chuyên biệt cho doanh nghiệp, trang bị kiến thức thực tiễn và kỹ năng ứng dụng Copilot vào các tác vụ hằng ngày
Liên hệ Trainocate ngay hôm nay để giúp doanh nghiệp của bạn sẵn sàng tối ưu vận hành và tăng tốc hiệu suất với Copilot!